Der Umfang von Projekten nimmt stetig zu. Häufig sind Teams international ausgerichtet, Lieferketten ziehen sich durch viele Staaten und die Erreichung zahlreicher Teilziele muss verfolgt werden. Besonders Führungskräfte sind immer stärker gefragt, haben jedoch zunehmend Probleme bei derart komplexen Projekten den Überblick zu behalten. Abhilfe schafft ein professionelles Projektcontrolling, welches sowohl theoretisches Wissen, die Nutzung bestimmter Software zum Projektcontrolling und die eigenen Erfahrungen einbezieht.

In der Literatur existieren zahlreiche Ansätze zum Projektcontrolling. Diese sind jedoch meist sehr unspezifisch und können nur wage mit den Rahmenbedingungen eines individuellen Projekts in Einklang gebracht werden. Daher ist es sinnvoll nicht nur einen Ansatz zu verfolgen, sondern die besten Bestandteile mehrerer Ansätze herauszukristallisieren. Da das Projektcontrolling sich zu einer eigenen Forschungsdisziplin entwickelt hat, verlieren Unternehmen häufig den Überblick über neue Erkenntnisse. Unterstützend wirken hier etwa Seminare zum Thema Projektcontrolling, die sowohl die wichtigsten Erkenntnisse auf diesem Gebiet vermitteln, als auch den individuellen Ansprüchen eines Projekts gerecht werden.

Modernes Projektcontrolling mit Hilfe passender Softwarelösungen

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Die Nutzung von Software spielt beim Projektcontrolling eine immer größere Rolle. So werden nicht nur Standardprogramme angeboten, sondern auch passende Erweiterungsmodule oder gar individuell aufgesetzte Softwarelösungen. Zu den bekanntesten softwarebasierten Lösungen für das Projektcontrolling gehören sicherlich die Produkte des deutschen Softwareherstellers SAP. Andere typische Programme sind Microsoft Project oder Microsoft SharePoint. Insbesondere SharePoint erfreut sich immer größerer Beliebtheit, da alle Produkte der MS Office Serie problemlos integriert werden können. Ebenso sind projektspezifische Lösungen mit vergleichsweise geringem Aufwand realisierbar. In großen Unternehmen bietet die Nutzung von SharePoint die Möglichkeit, den Datenaustausch zu vereinfachen und etwa Arbeitsstände für autorisierte Nutzer übersichtlich zu kommunizieren. Ebenfalls erleichtert wird die Bearbeitung von Dokumenten. Arbeitsstände werden sofort sichtbar und auch die gemeinsame Bearbeitung im selben Dokument ist möglich, ohne den Überblick zu verlieren.

Um sich beim Projektcontrolling auf die zugrundeliegende Software verlassen zu können, sind meist Schulungen nötig. Die Bandbreite reicht von reinen Anwenderschulungen bis hin zu Administrations- und Programmierschulungen. Gerade zu Beginn von Projekten bietet es sich also an, den Bedarf an Schulungen innerhalb des Teams abzufragen. So ist sichergestellt, dass jedes der Teammitglieder über ausreichende Kenntnisse verfügt und ein effizientes Projektcontrolling kann sichergestellt werden. Da in der heutigen Zeit die meisten über gute PC-Kenntnisse verfügen, kann in vielen Seminaren die breit gefächerte Funktionalität der Softwarelösungen vermittelt werden. Funktionale Softwarelösungen erleichtern die Planungen in vielerlei Hinsicht und erleichtern die Nutzung und Pflege von:

• Datenbanken
• Materiallisten
• Kundendaten
• Urlaubslisten
• Terminplanungen

Aber  auch das Einstellen automatischer Erinnerungen, sowei die Anforderung benötigter Freigaben, wird enorm vereinfacht.

Analoges Projektcontrolling ebenfalls im Auge behalten

Trotz aller Softwarelösungen ist für ein erfolgreiches Projektcontrolling auch die Persönlichkeit von Projektleitern und Projektmanagern von Bedeutung. Sie sollten beispielsweise einen regen Austausch unter den Teammitgliedern fördern und eine gesunde Vertrauensbasis schaffen. Gerade jungen Arbeitnehmern fehlt es auf diesem Gebiet noch an Erfahrungen und damit an Sicherheit. Auch hier ist das passende Seminar eine sinnvolle Investition. Es vermittelt nicht nur profunde Kenntnisse des Projektmanagements, sondern erlaubt es den Teilnehmern auch, sich selbst zu optimieren. Viele Unternehmen entwickeln dementsprechend individuelle Programme, die zusätzlich Inhalte zu den Themen Stressmanagement, Führungsstrategien und Teambuilding enthalten.

Die Planung eines solchen Seminars findet im Idealfall durch die Zusammenarbeit von Führungskräften, Personalmanagement und einem seriösen Schulungsanbieter statt. Während unternehmensseitig gewünschte Inhalte grob formuliert und dem Schulungsanbieter gegenüber kommuniziert werden, kümmert sich dieser um alle weiteren Belange. Dazu gehört die Bereitstellung eines passenden Coaches, das Feintuning der Inhalte und deren Abstimmung auf die spezifischen Anforderungen und das Umfeld in welchem das Seminar stattfindet. Neben Tagungshotels sind immer häufiger alternative Unterkünfte gefragt. Seminarteilnehmer werden nicht selten in Almhütten oder auf Segelyachten einquartiert. Das Kalkül dahinter ist die Erkenntnis, dass theoretisches Wissen zum Projektcontrolling und anderen Inhalten besser vermittelt werden kann, wenn das Programm genug Abwechslung vorsieht. Die Hamburger Coaches der Add the Sea GmbH & Co. KG bieten beispielsweise tiefgehende Seminare, die während eines Segeltörns stattfinden.

Regelmäßige Seminare zur Reflexion des Projektcontrollings

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Arbeiten Teams über viele Jahre zusammen, so ist ein regelmäßiges gegenseitiges Feedback von großer Bedeutung. Der Unternehmensalltag lässt einen einfachen Austausch unter den Teammitgliedern meist schon aus Termingründen nicht zu. Gelöst wird das Problem in vielen Unternehmen mit kürzeren Seminaren für Teamentwicklung, deren Termine weit im Voraus bekannt sind. So haben alle Mitglieder die Möglichkeit zur Teilnahme und begegnen sich abseits der alltäglichen Hektik. Dies lässt genug Spielraum um Prozesse zu reflektieren, sich auf baldige Hindernisse einzustimmen und sich untereinander besser kennenzulernen. Von diesen analogen Faktoren profitiert auch das Projektcontrolling. Gestärkter Zusammenhalt und eine bessere Zusammenarbeit sind die Folge.

Unternehmen können derartige Veranstaltungen auch zur Motivation ihrer Mitarbeiter einsetzen. Sowohl die Ankündigung derartiger Seminare für Mitarbeiter, als auch die währenddessen gewonnenen Erkenntnisse motivieren und vermitteln Wertschätzung. Gerade nicht-monetäre Anreize spielen bei der Anwerbung und Bindung von Talenten an ein Unternehmen eine immer größere Rolle. Denn Gehaltserhöhungen und Boni wirken, entgegen früher getroffener Annahmen, meist nur kurzfristig motivierend. Fragt man Berufseinsteiger, was sie sich von ihrem Arbeitgeber wünschen, so fallen immer öfter die Begriffe Wertschätzung, flache Hierarchien und flexible Arbeitszeiten.

Begegnet man diesen Anforderungen offen, so profitiert davon auch das Projektcontrolling. Zufriedene Mitarbeiter sind viel geneigter Leistung zu erbringen und sich innerhalb eines Teams gegenseitig zu unterstützen. Ein hohes Maß an Zufriedenheit und eine gute Zusammenarbeit wirkt sich zusätzlich positiv auf das empfundene Stresslevel oder die Häufigkeit psychischer Erkrankungen aus. Die Investition in Seminare für Führungskräfte, sei es zum Projektcontrolling oder zur Selbstreflexion, zahlt sich für die meisten Unternehmen also schnell wieder aus.

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